Eröffnungsparty – Mit 10 Schritten zum Erfolg!

Frieda Weiß führt ihren Salon seit 10 Jahren, ebenso lange wurde dieser nicht mehr renoviert. Es ist also höchste Zeit! Ein Anstrich ist längst überfällig und die Möbel gehören mittlerweile ins letzte Jahrhundert. Nach Gesprächen mit ihrem Inneneinrichter wird kurzer Hand entschieden,free spins no deposit den Friseursalon für eine Woche zu schließen, um die Renovierungs- und Schönheitsmaßnahmen umzusetzen.

Jetzt heißt es, die Zeit vor- und während des Umbaus zu nutzen, um alle notwendigen Schritte für die Eröffnungsparty zu ergreifen. Dies ist die perfekte Gelegenheit neue Kunden zu gewinnen oder verloren geglaubte neu zu begeistern.

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, Wünsche und Anregungen einzubringen, und bei diesem Projekt aktiv mitzuwirken!

# 1: Finden Sie den richtigen Termin 

Achten Sie bei der Terminfindung darauf, dass dieser nicht auf einen Feiertag fällt, oder die Konkurrenz bereits zu einer groß angelegten Party eingeladen hat. Auch Wochenenden eignen sich nur bedingt, da Ihre Kunden womöglich schon andere Pläne haben. Auch sollten Sie sich darüber Gedanken machen, zu welcher Tageszeit die Veranstaltung stattfinden soll. Dies hängt meistens vom Motto, dem Budget und der Zielgruppe ab.

# 2: Fertigen Sie eine Checkliste für Ihre Eröffnungsparty an

Eine Checkliste hilft Ihnen alle wichtigen Punkte im Blick zu behalten. Ergänzen Sie diese mit individuellen Notizen und setzen Sie Deadlines für alle anfallenden Aufgaben, damit diese auf jeden Fall rechtzeitig erledigt werden.

# 3: Planen Sie Ihr Party-Budget

Beginnen Sie mit einer einfachen Kostenaufstellung für

  • Werbemaßnahmen (Einladungen, Banner, Flyer, etc.)
  • Catering
  • Entertainment
  • Dekorationen, Bestuhlung
  • zusätzliches Personal
  • Technisches Equipment, wenn nötig

und stellen Sie diese Ihrem Budget gegenüber. Sollten Sie sich über die anfallenden Kosten nicht sicher sein, können Sie bei den entsprechenden Dienstleistern unverbindlich Angebote anfordern. Bei der Wahl der Dienstleister ist es immer gut, sich die Meinung Anderer einzuholen und auf empfohlene Anbieter zurückzugreifen. Niemand möchte sich am Tag der Eröffnungsfeier mit unzuverlässigen Dienstleistern herumärgern.

# 4: Machen Sie Ihre Eröffnungsparty bekannt

Kündigen Sie die Eröffnungsfeier rechtzeitig an!
Die Ankündigung kann durch Einladungen, Anzeigenwerbung, Radio, Pressemitteilung, Mundpropaganda, Großplakat im Schaufenster, Flyer, Newsletter und vor allem auch durch Social Media vorgenommen werden. Natürlich hängen die meisten Maßnahmen auch von dem zur Verfügung stehenden Budget und der Zielgruppe (Stammkunden/ Neukunden/ Laufkundschaft) ab. Achten Sie darauf, dass Anzeigen- und Radiowerbung meist eine gewisse Vorlaufzeit benötigen, damit sie in das Programm eingeplant werden können.

Vergessen Sie nicht, Ihre Partner zu bitten, die Nachricht auch auf ihrer Seite zu verbreiten. Hierbei ist es noch nicht wichtig, dass das gesamte Programm steht. Dies können Sie in einem 2. Follow-Up Schreiben bekannt geben.

Generell gilt: Die Botschaft muss kurz und knackig sein und gleichzeitig die Qualität Ihrer Dienstleistungen vermitteln. Also nicht: „Hier eröffnet demnächst wieder Friseur XY“, sondern: „Die besten Styling-Tipps in neuem Ambiente, gibt es bei uns!“
Tipp: Machen Sie Ihre Kunden neugierig und zählen Sie am Laden die Tage bis zur Eröffnungsparty: noch 3 Tage / 2 Tage / 1 Tag zur Eröffnung

# 5: Beginnen Sie mit der Auswahl der Dienstleister

Basierend auf Motto und Budget der Veranstaltung beginnen Sie nun die Dienstleister auszuwählen und zu engagieren.

Denken Sie daran, dass nur ein verlässlicher Partner, der gute Qualität liefert, für eine sorgenfreie Veranstaltung sorgen kann und Ihnen genügend Zeit lässt, sich den Gästen zu widmen.

# 6: Das Programm für die Eröffnungsparty

Planen Sie den Auftritt eines Musikers oder Entertainers? Vergewissern Sie sich, dass dieser auch zu Ihrem Termin zur Verfügung steht. Besuchen Sie eine Veranstaltung, wo er auftritt oder schauen Sie sich Videos an, um sicher zu sein, dass er zu Ihnen und Ihren Gästen passt. Fragen Sie nach, ob Sie sich um etwaiges technisches Equipment oder eine Bühne kümmern müssen. Generell ist es einfacher und auch kostengünstiger, wenn Sie sich um diese Aspekte nicht kümmern müssen und den Künstler sozusagen als Gesamtpaket buchen können.

Weitere Punkte die es zu bedenken gilt:

  • Steht Ihr Programmablauf fest? Ein genaues Timing kann sehr hilfreich sein!
  • Planen Sie einen Begrüßungssekt und Fingerfood bei der Ankunft?
  • Organisieren Sie spezielle Aktionen/Geschenke für die ersten 10 Gäste (diese sollten in der Einladung/ Werbung kommuniziert werden)?

# 7: Give Aways und Goodie bags

Sie haben ein ausreichendes Budget oder einen Partner, der Produkte sponsern kann? Bereiten Sie Gastgeschenke für Ihre Gäste vor. Hier können Sie neben Produkten auch Ihren Flyer mit den anstehenden Aktionen, sowie Gutscheine, Visitenkarten und andere sinnvolle Dinge hinein tun.

# 8: Die ersten Rückmeldungen treffen ein

Denken Sie daran, eine Gästeliste zu führen und bereiten Sie für die Eröffnungsfeier Newsletter-/ Adresslisten zur Namenseintragung vor, damit die Gäste in regelmäßigen Abständen über die neuesten Aktionen informiert werden können.

Sollten Sie auch die Presse einladen empfiehlt es sich, ein Dokument mit den wichtigsten Informationen des neuen Salons, der Geschäftsführung und geplanten Aktionen bereit zu halten. Unterschätzen Sie nicht, was ein kleines Geschenk bei der Ankunft ausmachen kann 😉

Bei der Anwesenheit von Pressemitgliedern ist es von Vorteil, einen festen Ansprechpartner zu stellen, an den diese sich bei Fragen wenden können.

# 9: Erinnerungen versenden und Absprachen finalisieren

Der große Tag steht kurz bevor. Senden Sie Erinnerungs-E-Mails mit dem Programm an die eingeladenen Gäste. Gehen Sie die endgültigen Zahlen durch und treffen Sie letzte Absprachen mit dem Caterer bezüglich Mengen, Timing etc. Vergewissern Sie sich außerdem, ob das Entertainment steht und etwaiges technisches Equipment zum Aufbau rechtzeitig vor Ort sein wird.

Hier bietet sich an, einen Überblick für alle Dienstleister mit wichtigen Informationen anzufertigen: Aufbauzeiten, Programmablauf, Abbauzeiten, sowie Kontaktnummern und Ansprechpartnern. Vergessen Sie nicht diesen mind. 2 Tage im Voraus zu versenden und auch Kopien für Ihr Personal zu machen.

# 10: Der große Tag der Eröffnungsparty ist da

Vergewissern Sie sich, dass alle Dienstleister zum vereinbarten Zeitpunkt anwesend sind und mit den Vorbereitungen bis zum Beginn der Eröffnungsfeier fertig sind. Wenn Sie alle Punkte auf Ihrer Liste abgehakt haben, können Sie sich sicher sein, dass Sie nichts Wichtiges vergessen haben und den Rest der Feier genießen können.

Sie wollen mehr über das Thema wissen? Sie wollen mit Ihrer Eröffnungsparty Ihre Kunden begeistern? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf! Wir unterstützen Sie.

Ihr Concivitas Consult Team

 

 

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